Курсовая работа: Организация личного трудового процесса руководителя

Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями руководителей или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в бухгалтерию.

За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники аппарата могут быть представлены к награждению государственными наградами. Грамотой Администрации, Благодарственным письмом или другими видами поощрения. По ходатайству руководителя структурного подразделения работник аппарата может премироваться и ему может оказываться материальная помощь. Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам аппарата Администрации регламентируются Постановлениями и Распоряжениями Главы Администрации. Но за допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по предложению руководителя структурного подразделения к работнику могут применяться меры дисциплинарного или административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата Администрации и транспортное обслуживание возлагается на административно-хозяйственный отдел Администрации. Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку в административно-хозяйственный отдел.

Итак, эффективно управлять своим временем руководитель Администрации может только при условии четкого выделения приоритетов и отношения ко времени как к ценнейшему ресурсу или капиталу, который нужно инвестировать с учетом долгосрочной отдачи и максимально полезного эффекта.

ΙΙ.2 Исследование объективных условий делегирования полномочий руководителем Администрации города-курорта Железноводска

Сегодня руководитель Администрации города-курорта Железноводска не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем и необходимые для этого права конкретным подчиненным.

Распределение задач (заданий) между исполнителя в Администрации осуществляется путем передачи им определенных обязанностей, которые они должны выполнять, и вместе с тем определенных прав, без которых они эти задачи (задания) выполнить не смогут. Процесс такого распределения обязанностей и прав, ответственности и полномочий по уровням управления называется делегированием полномочий.

В Администрации города-курорта Железноводска, прежде всего руководитель делегирует обязанности подчиненным по выполнению определенного круга задач. Тем самым устанавливает ответственность подчиненного за результаты их выполнения перед ним. В зависимости то результата следует вознаграждение или наказание.

Принимая полномочия, работник Администрации города-курорта Железноводска, принимает на себя и ответственность иного рода – ответственность за правильное применение этих полномочий, не нарушая их пределов. Если работник Администрации города-курорта Железноводска допускает выход за эти пределы, то может быть обвинен в «превышении должностных полномочий».

Но, несмотря на то, что руководитель Администрации вместе с частью полномочий делегирует подчиненному ответственность, он все равно несет полную ответственность в объеме, соответствующем полному объему его собственных полномочий.

Обычно руководитель Администрации города-курорта Железноводска передает линейные полномочия, то есть непосредственно к заместителю и далее – к другим подчиненным.

Обычно руководитель Администрации делегируются следующие виды полномочий:

·           решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

·           осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но, тем не менее, позволяющую продемонстрировать свои способности;

·           присутствовать на мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом.

В то же время, ни при каких обстоятельствах руководитель Администрации не делегирует решение проблем, связанных с выработкой политики и стратегии; особо важных и срочных; предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных вопросов; поощрение и наказание сотрудников (только выработка для этого нормативов).

Процесс делегирования полномочий обычно тщательно планируется отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля и создаются инструкции, определяющие границы ответственности. Подчиненные заблаговременно знакомятся с этими документами и могут вносить в них предложения и поправки.

Контроль над осуществлением полномочий возложен на самих исполнителей с периодическим информированием руководителя, осуществляться последним в обычном режиме, быть специальным в отношении отдельных моментов (тогда имеет место так называемое выборочное делегирование). При необходимости постоянного сплошного контроля полномочия не делегируются.

В целях оперативного решения текущих вопросов, руководствуясь Уставом Администрации города, руководитель Администрации города-курорта Железноводска делегирует:

1. Первому заместителю главы администрации по городскому хозяйству полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:

·          О переводе (отказе в переводе) жилого (нежилого) помещения в нежилое (жилое) помещение.

·          О согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения.

·          О проведении принудительных мероприятий по демонтажу рекламных конструкций и временных строений.

·          . О проведении принудительных мероприятий по уборке самовольно установленных и бесхозяйных объектов.

·          Об утверждении городских регулярных маршрутов для выполнения перевозок-пассажиров.

·          Входящей корреспонденции по вопросам городского хозяйства и организации управления администрации, в том числе обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, юридических и физических лиц, определение ответственных должностных лиц и сроков исполнения, осуществление контроля за исполнением обращений, за исключением корреспонденции, получаемой от организаций (лиц), перечень которых утвержден распоряжением главы администрации.

2. Первому заместителю главы администрации по социально-экономическому развитию города и муниципальной собственности полномочия по рассмотрению и подписанию: Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:

·          О принятии имущества в муниципальную собственность.

·          Об утверждении перечня имущества, составляющего собственность муниципального образования.

·          Об утверждении показателей финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий.

·          Об утверждении планов технико-экономических показателей, выполняемых структурными подразделениями администрации города.

3. Заместителю главы администрации по экономике и финансам полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:

·          Об установлении ежемесячного лимита по мобильным телефонам сотовых сетей связи и внесении изменений в них.

·          О назначении ответственных за ведение табеля учета использования рабочего времени и выдачу заработной платы в структурных подразделениях администрации.

·          Об установлении должностных окладов и надбавок за особые условия муниципальной службы, за сложность, напряженность, высокие достижения в труде и специальный режим работы муниципальным служащим и работникам администрации.

·          О выплате разовых премий и единовременных выплатах, в том числе материальной помощи работникам администрации.

·          Об установлении процента премии по итогам работы администрации города за расчетный период.

4. Заместителю главы администрации по муниципальной собственности полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений главы администрации города Железноводска:

·          Об уточнении площади и адресного ориентира земельного участка.

·          Договоров аренды земельных участков, договоров купли-продажи земельных участков, договоров безвозмездного срочного пользования, соглашений ограниченного пользования чужим земельным участком (сервитут), заключаемых администрацией города Железноводска с юридическими лицами, во исполнение принятых постановлений главы администрации, договоров дарения объектов недвижимого имущества, передаваемых юридическими и физическими лицами в дар муниципальному образованию.

·          Разрешений на строительство объектов капитального строительства в пределах закрепленных границ на арендуемой или находящейся в собственности, владении, пользовании территории земельного участка.

·          Разрешений на ввод законченных строительством объектов в эксплуатацию.

5. Заместителю главы администрации по социальной сфере полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города:

·          О разрешении вступить в брак лицам, достигшим возраста шестнадцати лет.

·          Об изменении имени и фамилии ребенка, закреплении жилой площади за детьми, устройстве детей в государственные учреждения, установления опеки и попечительства над несовершеннолетними.

·          Об установлении попечительства в форме патронажа над совершеннолетними дееспособными гражданами.

·          О признании граждан малоимущими.

·          Об установлении опеки над гражданами, признанными недееспособными.

·          Об установлении доплаты к государственной пенсии.

6. Заместителю главы администрации по организации управления полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений главы администрации города Рязани:

·          Об утверждении положения о структурном подразделении.

7. Право подписи и.о. начальника управления главного архитектора градостроительных планов земельных участков.

8. Право подписи начальнику управления муниципальным имуществом документов, связанных с государственной регистрацией сделок с муниципальным и приобретаемым в муниципальную собственность недвижимым имуществом, а также прав собственности на него.

Таким образом, без рационального делегирования полномочий подчиненным, руководитель Администрации не может эффективно выполнять свои обязанности. При этом, руководитель Администрации города-курорта Железноводска стремиться к совершенствованию искусства делегирования, о чем свидетельствуют стабильно принимаемые Постановления о делегировании полномочий. В конечном счете, руководителю Администрации делегирование приносит немалые выгоды (Приложение 2).

ΙΙ.3 Анализ затрат рабочего времени руководителя Администрации города-курорта Железноводска

Рабочее время это установленное законодательством календарное время, в течение которого руководитель в соответствии с Уставом должен выполнять свои трудовые обязанности.

В своей управленческой деятельности руководитель Администрации города-курорта Железноводска руководствуется Трудовым Кодексом РФ.

В целом трудовую деятельность руководителя Администрации города-курорта Железноводска можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Руководитель как было отмечено выше - особый работник в Администрации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других сотрудников Администрации. Можно выделить следующие особенности:

- работа руководителя в основном умственная;

- нелимитированность работы руководителя;

-повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

-труд руководителей не подается количественному учету;

-необходимость принятия большого количества решений за короткий период.

Все перечисленные выше особенности учитываются при организации труда руководителя Администрации.

Для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Для этого необходимо провести анализ затрат рабочего времени.

Для этого проведем социологическое исследование. Если представить результаты в общем виде, то можно сказать, что руководитель Администрации города-курорта Железноводска в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

·           запланированные заседания, встречи 60 - 65%;

·           разговоры по телефону 3 - 6%;

·           работа с документами 17 - 22%;

·           поездки, осмотры 3 - 7%;

·           незапланированные встречи 7%;

·           отдых 2%;

·           потери времени 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

К числу элементов организации труда руководителя, следует отнести:

·           организацию труда в Администрации города-курорта Железноводска (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

·           специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

·           организацию использования средств вычислительной и оргтехники;

·           мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия, как для самого исполнителя, так и для окружающих его людей;

·           мероприятия по укреплению дисциплины труда и устранению потерь рабочего времени;

·           создание материальной и моральной заинтересованности в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов труда;

·           повышение квалификации и культурно-технического уровня работающих;

·           регламентирование труда и отдыха;

·           производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест и правильное их обслуживание.

Следовательно, можно говорить о том, что организация труда руководителя представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.

Для учета укрупненных затрат времени Руководитель Администрации города-курорта Железноводска прежде всего пользуется ежедневником Его страницы разграфированы в виде простейших таблиц.

Следующий шаг в учете времени – составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения. Руководитель Администрации города-курорта Железноводска пользуется сокращенными обозначениями работ, указанных в перечне. Например, пишет «дкл» вместо «доклад руководителю». Форма таблиц имеет следующий вид.

Таблица 2

Форма оформления таблиц руководителем Администрации города-курорта Железноводска

Так как некоторые работы делаются с перерывами, то графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают. Например: «Составление годового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало 10.11, окончание 10.12». Для руководителя важным является указание, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на будущее.

Каждый новый месяц (а иногда и неделю) Руководитель начинает с новой страницы ежедневника, чтобы легче отделять отрезки времени. Эти блокнотные страницы становятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полугодие, год.

Следовательно, в результате анализа было выявлено следующее.

1. В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

2. Было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

3. Руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ

Организация и планирование трудового процесса руководителя Администрации города-курорта Железноводска позволяет значительно повысить эффективность его использования.

Руководитель Администрации - Лозовой Виктор Иванович является примером для подчиненных в этом плане. Он начинает свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода составляет и уточняет для них задания, а также предпринимает все необходимые меры для их успешного выполнения.

Необходимо отметить, что управление своим рабочим временем – непростая задача для руководителя Администрации, так как на него ежедневно возлагается огромное количество дел как текущего, так и экстремального характера.

Внутренний трудовой распорядок Администрации устанавливается “Правилами внутреннего трудового распорядка работы Администрации”, принимаемыми Постановлением Главы Администрации. При этом ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.

В Администрации города-курорта Железноводска, прежде всего руководитель делегирует обязанности подчиненным по выполнению определенного круга задач. Тем самым устанавливает ответственность подчиненного за результаты их выполнения перед ним. В зависимости то результата следует вознаграждение или наказание.

Обычно руководитель Администрации города-курорта Железноводска передает линейные полномочия, то есть непосредственно к заместителю и далее – к другим подчиненным.

Процесс делегирования полномочий обычно тщательно планируется отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля и создаются инструкции, определяющие границы ответственности. Подчиненные заблаговременно знакомятся с этими документами и могут вносить в них предложения и поправки.

На основе проведенного исследования было выяснено, что руководитель Администрации города-курорта Железноводска в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

·           запланированные заседания, встречи 60 - 65%;

·           разговоры по телефону 3 - 6%;

·           работа с документами 17 - 22%;

·           поездки, осмотры 3 - 7%;

·           незапланированные встречи 7%;

·           отдых 2%;

·           потери времени 2%.

Организация труда руководителя Администрации города-курорта Железноводска представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.

Таким образом, рабочее время – это важнейший фактор эффективности работы руководителя. при этом, анализ рабочего времени руководителя производится с помощью хронометраж и фотографии рабочего времени, которые являются диагностикой времени, позволяющей выявит его существенные потери и определить пути улучшения его использования.

ΙΙΙ. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА ЖЕЛЕЗНОВОДСКА

ΙΙΙ.1 Проектирование рациональной организации труда руководителя

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в рациональной организации труда руководителя Администрации. Необходимо отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель.

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон.

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

·           Антропометрические показатели. То есть, рост, длина корпуса, длина рук и другое;

·           Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

·           Рациональная планировка и компоновка мебели;

·           Мебель должна выглядеть эстетично.

3.Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

·          Канцелярские принадлежности.

·          Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

·          Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

·          Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5.Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице 3.

Таблица 3

Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих

Микроклимат (СН 245 - 71)

Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)

Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим).

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранит документы в кабинете руководителя, нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

Телефон важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

ΙΙΙ.2 Разработка рекомендаций по целесообразному распределению рабочего времени и усилий руководителя

Без целесообразного распределения своих трудовых усилий во времени и пространстве руководитель не может эффективно выполнять свои обязанности.

Эффективность распределения времени и усилий руководителя зависит:

Во-первых, от того, насколько рационально он распределяет свои усилия между различными видами работы соответственно имеющимся ресурсам времени, а значит:

а) насколько рационально он планирует свое рабочее время, свой трудовой распорядок;

б) насколько рационально он в целом распределяет свои силы.

Во-вторых, от того, насколько рационально он организует каждый вид деятельности:

а) организации и построение телефонных разговоров;

б) организация работы с документами.

Начнем с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий с наличествующими ресурсами времени руководителю Администрации города-курорта Железноводска, необходимо пользоваться принципом, который популярнейший американский специалист С. Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков «высокоэффективных людей». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.

Однако, руководитель Администрации также должен помнить о необходимости рационально распределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их больше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.

Сформулируем ряд практических принципов и рекомендаций, выполнение которых позволит руководителю Администрации рационально и эффективно распределять свои усилия, а, в конечном счете – рационально и эффективно организовывать работу других.

1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые кроме руководителя, в Администрации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.

2. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций – они, как правило, отбирают и время, и силы.

3. В работе руководителя Администрации не должно быть спешки и нервозности – они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима.

4. Каким бы открытым и демократичным ни был руководитель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны.

5. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.

Конечно, этот краткий перечень принципов - рекомендаций не охватывает всех аспектов рационального, эффективного распределения усилий руководителя Администрации города-курорта Железноводска, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.

И ещё необходимо помнить только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на результат, . на новые достижения .- вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.

Одно из звеньев в работе менеджера, способное отвлекать его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.

Телефон по праву считается одной из технико-технологических инноваций, которая рационализирует коммуникацию и экономит время, и сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.

Средняя продолжительность телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.

На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).

Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.

Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.

Заключение не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).

Таким образом, соблюдение перечисленных рекомендаций поможет руководителю рационально использовать телефон не во вред, а во благо.

Еще более опасным фактором с точки зрения возможных объемов поглощения времени и сил руководителя обычно является нерациональная организация работы с документами.

Руководителю Администрации города-курорта Железноводска, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам некоторых специалистов, к бесполезным документам можно отнести 1/3 документооборота).

Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.

Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к следующим рекомендациям:

Во-первых, нужно преодолеть своеобразный психологический барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации на основе достижения целей, а вовсе не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.

Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота в Администрации (к ней могли просто привыкнуть, а она давно неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном соответствии). Чем документооборот будет более простым по форме и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.

В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).

B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).

В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»

Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.

Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность работы Администрации города-курорта Железноводска в значительной степени зависит от уровня организации труда руководителя. Поэтому большое значение имеет научная организация труда руководителя, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

Исследование проблем организации личного трудового процесса руководителя, изучение и анализ затрат рабочего времени рассмотрение учебной и научной литературы позволили выработать и сформулировать следующие выводы и предложения.

Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени и напряженное состояние руководителя Администрации города-курорта Железноводска являются следствием неправильной организации труда.

Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип "не делай того, что с успехом может сделать подчиненный", т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.

Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны, где достаточно подписи заместителей или же людей рангом еще ниже. Тем более что многие руководители, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов.

Руководитель Администрации должен взять за правило подписывать только те документы, которые имеют особую важность и составлены при его непосредственном участии или под личным контролем.

Организация труда руководителя должна основываться на рекомендациях науки, игнорирование которых приводит к вторжению работников в компетенцию друг друга, дублированию функций.

Для правильной организации труда руководителя необходимо проводить ежедневный анализ рабочего дня. С этой целью необходимо найти ответ на ряд вопросов: что удалось сегодня и почему? как можно использовать достигнутое? что мне не удалось и почему? что нужно сделать завтра для более рационального использования рабочего времени? Необходимы самоанализ и самоконтроль для жесткого соблюдения установленного для себя распорядка дня, для понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

Проблема организации труда руководителя не может быть решена без умелого планирования рабочего времени. Руководители, как правило, работают по 10—14 часов, но редко получают удовлетворение от результатов своего труда. Они часто занимаются не входящими в их компетенцию функциями. Нуждаются в упорядочении стиль, приемы и техника личной работы. Рабочее время чрезмерно дробиться, не выделяются сложные и важные задачи, не контролируется их исполнение.

Подводя итоги, следует признать, что огромное значение имеет самодисциплина руководителя Администрации города-курорта Пятигорска. Уровень этой дисциплины зависит не только от качеств характера, ценностей и принципов руководителя, но и от эффективной организации личного трудового процесса.

ЛИТЕРАТУРА

1.         Конституция Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2008

2.         Трудовой Кодекс РФ. – М.: Эксмо, 2008.

3.         Устав города-курорта Железноводска.

4.         Постановление главы администрации от 13 февраля 2007 г. №440 «О делегировании отдельных полномочий главы администрации города Железноводска».

5.         Большаков А.С., Михайлов В.И. Теория управления. СПб: Питер, 2002.

6.         Бункина М.К. Теория управления: Учебное пособие. М.: ДИС, 2001.

7.         Бурганова Л.А. Теория управления. – М.: ИНФРА-М,2007.

8.         Бурганова Л.А. Теория управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2005.

9.         Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: Учеб. для вузов. – М.: Высш. Школа, 2001.

10.       Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для Вузов. – М.: Гардарика, 2000.

11.       Волгин Б.Н. Деловые совещания. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

12.       Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя-практика. – М.: Дело ЛТД, 2004.

13.       Гафаров З.С., Иванова С.А., Шайхатдинов В.Ш. Правовое регулирование труда и социальной защиты государственных служащих субъектов Российской Федерации. Екатеринбург, 2008.

14.       Герчиков В.И. Мотивация, стимулирование и оплата труда. Учеб. пособие. - М.: ГУ ВШЭ, 2004.

15.       Гончаров В.В. Важнейшие понятия и концепции в современном управлении - М.: Наука, 1998.

16.       Камаев В.Д. Учебник по основам управления. М.: Владос, 2001.

17.       Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Поведение в организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.

18.       Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2005.

19.       Ниссинен И., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования /Пер. с фин. М..: Экономика, 2008.

20.       Общий и специальный менеджмент: Учебник / Под ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрупина. М.: РАГС, 2004.

21.       Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА М, 2002.

22.       Пугачев В.П. Руководство персоналом организации: Учебник. – М.: Аспект Пресс, 1999.

23.       Российское трудовое право. Под ред. А.Д. Зайкина. М., 2007.

24.       Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений.- М.: ИНФРА-М, 2006.

25.       Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. –М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

26.       Советское трудовое право: Учебник. Под ред. Н.Г. Александрова. М., 1989.

27.       Теория управления. Учебник. / Под ред. Головина А.В. М., 2001.

28.       Теория управления: учебник /под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной. – М.: Финансы и статистика, 2008.

29.       Теория управления: Учебник для вузов. / Под ред. проф. Дробозиной Л.А. - М.: ЮНИТИ, 2005.

30.       Трудовое право. М., 2005.

31.       Трудовое право/ Под ред. О.В. Смирнова. 1997. С.9; Сыроватская Л.А.

32.       Уткин Э.А., Кочеткова А.И. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе. – М.: Акалис, 2006.

33.       Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006.

34.       Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера. - М.: Норма, 2003.

35.       Якокка Ли. Карьера менеджмента. – М.: Прогресс, 1999.

36.       Дергунов В. Выгоды и потери руководителя при делегировании. // Бизнес. – 2007. - №10.

37.       Жохова И.С. // Сколько нужно времени руководителю на управления// Интерактивный Интернет - журнал: Служба управления персоналом, часть 1, 2008.

38.       Киселев В. Консалтинг: Совет от постороннего. // Бизнес. –2005. -№23.

39.       Комаров Е., Организация трудового процесса руководителя //Управление персоналом. - 2000.- 3.

40.       Магура М.И. Модель управления временем по приоритетам.//Управление кадрами, 2007, № 7.

41.       Христосенко Б. Приоритетным делам – приоритетное время // 8.- №2.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Классификатор затрат рабочего времени руководителя

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Баланс «выгод и потерь» руководителя Администрации города-курорта Железноводска

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма 2.

Организация_______________________

ХРОНОКАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ

Отдел_____________________Должность______________________

ФИО________________________________________________________

ДАТА ______

Подпись_________________________

[1] Трудовой Кодекс РФ. – М.: Эксмо, 2008. -  С.261.

[2]  Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006. – С. 118.

[3] Теория управления: учебник /под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной. – М.: Финансы и статистика, 2008.- С. 74.

[4] Уткин Э.А., Кочеткова А.И. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе. М.: Акалис, 2006. – С.96.

[5] Российское трудовое право. Под ред. А.Д. Зайкина. М., 2007. С. 26.

[6] Трудовой Кодекс РФ. – М.: Эксмо, 2008. -  С.266.

[7] Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова. 1997. С.9; Сыроватская Л.А. Трудовое право. М., 2005. С. 24.

[8] Гафаров З.С., Иванова С.А., Шайхатдинов В.Ш. Правовое регулирование труда и социальной защиты государственных служащих субъектов Российской Федерации. Екатеринбург, 2008. С.10-21.

[9] Советское трудовое право: Учебник. Под ред. Н.Г. Александрова. М., 1989. -С. 66.

[10] Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. –М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – С.258.

[11] Ниссинен И., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования /Пер. с фин. – М..: Экономика, 2008.- С.75-76.

[12] Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для Вузов. – М.: Гардарика, 2000.

[13] Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. С – 203.