В последнее время, все большее количество руководителей начинают осознавать важность построения на предприятии корпоративной информационной системы, как необходимого инструментария для управления бизнесом в современных условиях. Под Корпоративной информационной системой (КИС) мы будем называть совокупность специализированного программного обеспечения и вычислительной аппаратной платформы, на которой собственно инсталлировано и настроено программное обеспечение. Существует три наиболее весомых фактора, которые существенно влияют на развитие КИС:

1. Развитие методик управления. Теория управления предприятием представляет довольно обширный предмет для изучения и совершенствования. Это обусловлено широким спектром постоянных изменений ситуации на рынке. Все время растущий уровень конкуренции вынуждает руководителей предприятий искать новые методы сохранения своего присутствия на рынке и удержания рентабельности своей деятельности. Такими методами могут быть диверсификация, децентрализация, управление качеством и много другое. Современная информационная система должна отвечать всем нововведениям в теории и практике менеджмента. Несомненно, это самый главный фактор, так как построение продвинутой в техническом отношении системы, которая не отвечает требованиям функциональности, не имеет смысла.

2. Развитие общих возможностей и производительности компьютерных систем. Прогресс в области наращивания мощности и производительности компьютерных систем, развитие сетевых технологий и систем передачи данных, широкие возможности интеграции компьютерной техники с самым разнообразным оборудованием позволяет постоянно наращивать производительность КИС и их функциональность.

3. Развитие подходов к технической и программной реализации элементов КИС. Параллельно с развитием аппаратного обеспечения, на протяжении десяти лет, происходит постоянный поиск новых более удобных и универсальных методов программно-технологической реализации КИС. Во-первых, изменяется общий подход к программированию: с начала 90‑х годов объектно-ориентированное программирование фактически вытеснило модульное, сейчас непрерывно совершенствуются методы построения объектных моделей. Во-вторых, в связи с развитием сетевых технологий, локальные КИС, уступают свое место клиент / серверным реализациям. Кроме того, в связи с активным развитием сетей Internet, появляются все большие возможности работы с удаленными подразделениями.

Понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы. Предприятие имеет в своем составе удаленно расположенные склады, что и подтолкнуло к применению комплексного подхода к автоматизации деятельности предприятия.

Поставлена задача учёта поставок и движения сырья на предприятии.

Решение данной задачи подразумевает разработку новой информационной системы с применением новых технических средств сбора, обработки, передачи и выдачи информации.

Разрабатываемая система позволит:

· Обеспечить автоматизированный учет поставок сырья предприятия в ходе исполнения договоров поставки и переработки сахарной свёклы с учетом организации удаленных рабочих мест,

· Возможности взаимодействия (стыковки) программ с поставляемой конфигурацией «1С-Бухгалтерия» в плане двустороннего экспорта-импорта данных.

· Ускорить операции, связанные с учетом поставок и движения сырья и выдачей отчетной информации.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

1.1.1 Организационная структура и объект управления

Общие сведения о предприятии:

Предприятие ОАО «Знаменский сахарный завод» специализируется на переработке сахарной свеклы и сахара-сырца. Производственная мощность по производству сахара предприятия составляет 800 тонн в сутки. Предприятие относится к трудоемкому, капиталоемкому и материалоемкому производству.

Состав предприятия.

Свеклосахарное производство условно делят на 3 основных отделения:

1. свеклоочистительное,

2. свеклоперерабатывающее,

3. продуктовое.

К вспомогательным отделениям относят известковое и отделение жомосушения. Технологическое оборудование сахарного завода размещено в одном корпусе.

В средней части корпуса размещено оборудование переработки свеклы, в левой части размещена тепловая электроцентраль (ТЭЦ), вспомогательная котельная, водоподготовительное отделения. В корпусе так же располагается административно-бытовой корпус, лаборатория и служебные помещения.

За пределами промышленной площадки располагается гидромеханизированный склад свеклы, эстакадная бурачная, водоочистные сооружения, склады топлива, цех механизации и цех ж/д транспорта. Степень завершенности производства – 100%.

Предприятие относят к среднему типу производства т.к. производственная мощность завода составляет 2800 т. сахарной свеклы в сутки и 800 т. сахара-сырца в сутки.

В задачу отделов, связанных с учётом запасов сырья, также входит оптимизация операций, непосредственно связанных с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок, расчет оптимального количества мест хранения и места их расположения. Запас – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно–технического назначения, потребительские и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления. Запас это форма существования материального потока: материальный поток, отнесенный не к временному интервалу, а к моменту времени, переходит в запас.

На уровне фирм запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако многие фирмы не уделяют ему должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличных запасах. В результате этого фирмы обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы больший капитал, чем предполагалось.

Изменения объемов запасов сырья в значительной степени зависят от превалирующего на данный момент отношения к ним организации, которое, безусловно, определяется конъюнктурой рынка. Когда основная масса организаций настроена оптимистично относительно возможностей экономического роста, они расширяют свои операции, увеличивают объемы инвестиций в создание запасов. Тем не менее колебания уровней последних не вызываются одним лишь инвестированием. Важными факторами выступают здесь качество принимаемых решений, а также то, какая конкретно технология управления запасами используется.

Используя больший объем разнообразных данных, за весьма длительный период и применяя модифицированный вариант указанного акселератора («гибкий акселератор»), зарубежные исследователи предположили, что фирмы осуществляют лишь частичную корректировку своих запасов сырья, приближая их к искомому уровню в течение каждого из периодов производства. За двенадцатимесячный период разницу между желаемым и действительным уровнем запасов сырья удавалось сократить лишь на 50%. Такое изменение объясняют в основном совершенствованием системы управления запасами на основе использования компьютерной техники.

Ряд ученых США пришли к заключению, что если бы удалось поставить под контроль 75% колебаний уровня инвестиций в запасы сырья, экономика этой страны не испытала бы ни одной из послевоенных рецессии, во время которых цены, объем производства и прибыли падали, а безработица росла. Следствием такого вывода стали требования к правительству принять меры, чтобы приглушить слишком резкие колебания уровня товарно-материальных запасов, уменьшить ущерб, который наносится ими.

С этой целью были внесены предложения, включающие, в том числе ввод специального налога, которым облагались бы компании, допускающие чрезмерное колебание уровня своих запасов. На сегодня большинство предложений осталось нереализованным, поскольку трудно определить, какое же именно колебание уровня запасов допустимо для каждой отдельной фирмы. Более того, некоторые специалисты-практики высказывали предположение, что вмешательство правительства, выражающееся в манипулировании ставками процента, не сможет заметным образом повлиять на объем инвестиций в товарно-материальные запасы на уровне фирмы. Однако установление государственного норматива уровня запасов и взимание штрафов за его превышение в Швеции опровергают излишнюю осторожность их американских коллег и подтверждают эффективность мер, приведших к снижению товарно-материальных запасов и сокращению расходов на них.

Товарно-материальные запасы всегда считались фактором, обеспечивающим безопасность системы материально-технического снабжения, ее гибкое функционирование, и являлись своего рода «страховкой». Существует три вида товарно-материальных запасов: сырьевые материалы (в том числе комплектующие изделия и топливо); товары, находящиеся на стадии изготовления; готовая продукция. В зависимости от их целевого назначения они подразделяются на следующие категории:

а) технологические (переходные) запасы, движущиеся из одной отрасли логистической системы в другую;

б) текущие (циклические) запасы, создаваемые в течение среднестатистического производственного периода, или запасы объемом в одну партию товаров;

в) резервные (страховые или «буферные»); иногда их называют «запасами для компенсации случайных колебаний спроса» (к этой категории запасов относятся также спекулятивные запасы, создаваемые на случай ожидаемых изменений спроса или предложения на ту или иную продукцию, например, в связи с трудовыми конфликтами, поднятием цен или отложенным спросом).

Таким образом, существует много причин для создания товарно-материальных запасов на фирмах, однако, общим для них является стремление субъектов производственной деятельности к экономической безопасности. При этом следует отметить, что стоимость создания запасов и неопределенность условий сбыта, не способствуют возрастанию значимости дорогостоящей резервной сети «безопасности» в глазах руководства фирм, поскольку объективно противоречат повышению эффективности производства.

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость их отрицательного уровня (дефицита). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных издержек, перечисленных ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния:

1) издержки в связи с невыполнением заказа (задержкой с отправкой заказанного товара) – дополнительные затраты на продвижение и отправку товаров того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов;

2) издержки в связи с потерей сбыта – в случаях, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой в какую-то другую фирму, (такие издержки измеряются в показателях выручки, потерянной из-за неосуществления торговой сделки);

3) издержки в связи с потерей заказчика в случаях, когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения (такие издержки измеряются в показателях общей выручки, которую можно было бы получить от реализации всех потенциальных сделок заказчика с фирмой).

Первые два вида издержек относятся, очевидно, к числу так называемых «временных издержек фирмы в результате принятия альтернативного курса». Третий же вид издержек трудно вычислить, поскольку гипотетические заказчики разные и соответствующие издержки тоже. Однако для фирмы очень важно, чтобы оценка данного вида издержек была как можно ближе к сумме затрат, которые могли бы иметь место в действительности.

Следует иметь в виду, что стоимость дефицита запасов больше, чем просто цена упущенных торговых сделок или нереализованных заказов. В нее входят и потери времени на изготовление продукции, и потери рабочего времени, и, возможно, потери времени из-за дорогостоящих перерывов в производстве при переходах между сложными технологическими процессами.

В любой момент времени в системе материально-технического снабжения обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части этой системы в другую. В тех же случаях материально-технического снабжения, когда перемещение запасов с одного уровня на другой занимает много времени, объемы переходных запасов будут велики. При длительных сроках реализации заказов (например, при больших промежутках времени между изготовлением товара и его прибытием в готовом виде на склад) общее количество технологических запасов окажется сравнительно большим. Точно так же при больших временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения заказчиком будет накапливаться большое количестве переходных запасов. К примеру, при среднем уровне спроса на данный товар, равном 200 изделий в неделю, и сроке его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара составит в среднем 400 изделий.

Для вычисления (оценки) среднего количества технологических или переходных товарно-материальных запасов в данной системе материально-технического обеспечения в целом используется следующая формула:

J= ST, (1)

где J – общий объем технологических или переходных (находящихся в процессе транспортировки) товарно-материальных запасов;

S – средняя норма продаж этих запасов на тот или иной период времени;

Т – среднее время транспортировки.

Особенность большинства предпринимательских систем заключается в том, что товары заказываются в количествах, избыточных по отношению к необходимым на данный момент объемам. Тому есть ряд причин, как-то: задержка с получением заказанных товаров в полном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные товары на складе; скидки, предоставляемые заказчикам при продаже им товаров купленными партиями; налогообложение торговых сделок с минимальным размером партий, делающее невыгодной отправку заказчику товаров в количествах меньше установленного размера, и некоторые другие.

При этом существуют определенные ограничения на размер товарно-материальных запасов. Ограничителем выступают издержки их хранения. Поэтому возникает необходимость достижения баланса между преимуществами и недостатками, с одной стороны, заказывания, а с другой – хранения товаров.

Этот баланс достигается выбором оптимального объема партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера заказа – «economic order quantity» (EOQ), который вычисляется по формуле»:

EOQ = 2AD/vr, (2)

где А – затраты на производство;

D – средний уровень спроса;

v – удельные затраты на производство;

r – затраты на хранение.

Резервные, или «буферные», товарно-материальные запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда спрос на данный товар превышает ожидания. На практике спрос на товары удается точно спрогнозировать чрезвычайно редко. Это же относится и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании резервных товарно-материальных запасов.

В определенной степени услуги, предлагаемые той или иной компанией, представляют собой функцию ее резервных запасов, и наоборот: резервные запасы компании являются функцией ее услуг. Ясно, что компания будет пытаться минимизировать уровень своих резервных запасов в соответствии с декларированной ею стратегией обслуживания заказчиков. И здесь опять возникает необходимость компромисса – на этот раз между издержками хранения резервных запасов, предназначенных для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми компанией при поддержании такого уровня обслуживания своих клиентов.

Следовательно, определение точного уровня необходимых резервных запасов зависит от трех факторов, а именно:

1. возможного колебания сроков восстановления уровня запасов;

2. колебания спроса на соответствующие товары на протяжении срока реализации заказа;

3. осуществляемой данной компанией стратегии обслуживания заказчиков.

Определение точного уровня резервных запасов, необходимых в условиях нестабильности сроков реализации заказов и изменчивого спроса на товары и материалы, – дело нелегкое. Вероятностная природа вышеуказанных колебаний и нестабильности означает, что для нахождения удовлетворительных решений проблем, связанных с резервными товарно-материальными запасами, обычно необходимо соответствующее моделирование или имитация.

Поскольку в фирмах различных отраслей экономики создание товарно-материальных запасов определяется той специфической ролью, которую они играют в процессе выпуска продукции, постольку объяснимы и различия в подходах к политике капиталовложений в данной области и к определению приоритетности задач, решаемых в ходе производства. В фирмах некоторых отраслей народного хозяйства основной задачей является контроль за сырьем, в других – за готовой продукцией, а на предприятиях отраслей, производящих инвестиционные товары, большая часть организационных усилий концентрируется на контроле за незавершенным производством.

Так, фирмы, выпускающие железнодорожный подвижной состав, производят эту продукцию по заказам потребителя. Никто не станет просто так создавать запасы, например, дизельных двигателей. В швейной промышленности создаются лишь минимальные запасы готовой продукции, что объясняется непостоянством вкусов и моды. В последнем случае значительная часть средств вкладывается в незавершенное производство – полуфабрикаты, которые заготовляются для того, чтобы быстро отреагировать на изменение потребностей рынка изделий.

Прямо противоположна ситуация в фирмах, выпускающих шины. Успех здесь в основном зависит от того, насколько быстро удовлетворяется спрос, и поэтому готовые изделия должны иметься в наличии. Производство шин на заказ осуществляется редко, так как потребители отдают предпочтение определенному сорту или марке продукции. Здесь характерным является неоднократная продажа одному и тому же потребителю одного и того же (по номенклатуре) товара. Инвестиции в запасы сырья и незавершенное производство в фирмах шинной промышленности поддерживаются на минимальном уровне.

Многие из фирм, функционирующих в различных отраслях экономики, относительно успешно осуществляют инвестиции в товарно-материальные запасы. В то же время в большом количестве фирм бытует мнение, что управление запасами является сферой ответственности низшего уровня руководства – задачей чисто технического порядка. Вместе с тем американские специалисты, проводившие анализ политики по управлению запасами торговых фирм (розничных и оптовых), действующих в 17 различных отраслях экономики, пришли к выводу, что если бы типичная не преуспевающая фирма делала то же самое, что и преуспевающая, то ей бы удалось добиться ускорения оборачиваемости товарных запасов в два раза, т.е. при одном и том же товарообороте она смогла бы сократить запасы из 50%.

Коэффициенты оборачиваемости капитала характеризуются значительной изменчивостью и существенно отличаются не только у преуспевающих и не преуспевающих компаний, но и у фирм различного типа. Последнее объясняется в основном спецификой структуры издержек, существующей в отраслях народного хозяйства, сезонными колебаниями сбыта, нормами конкурентной борьбы, принятыми в той или иной отрасли экономики, уровнем рентабельности, стилем руководства предприятиями и характером деловых операций. Таким образом, перечисленные обстоятельства следует отнести к весьма важным факторам, оказывающим серьезное влияние на эффективность политики любой фирмы в области создания и реализации запасов.

В настоящее время в промышленно развитых странах с рыночной экономикой проявляется весьма существенный разрыв между теорией и практикой принятия решений в рассматриваемой сфере, и возник он, прежде всего по двум причинам. Во-первых, в недавнем прошлом высшее руководство фирм слишком много внимания уделяло быстрому росту объема продаж в ущерб эффективности управления товарно-материальными запасами и производством. Во-вторых, многие ученые и экономисты, занимавшиеся вопросами управления, излишне много внимания уделяли разработке математически «чистых» моделей принятия решений, имевших малую практическую ценность.

Указанные причины имели под собой определенные основания. Народное хозяйство большинства стран Запада пережило эру экономического роста, характеризовавшего их послевоенное развитие. Первоначально рост достигался за счет энергичного покрытия отложенного спроса, накопившегося за годы войны. Впоследствии расширение потребительского спроса также поддерживало высокие темпы роста, который обеспечивался, кроме того, формированием новых внутренних рынков и рынков в развивающихся странах. В такой экономической обстановке для руководства фирм было резонным направлять усилия на обеспечение быстрого роста объема продаж. Управление запасами и планирование производства, а этот период стояли на втором плане.

В 60-е годы высшее руководство фирм получило возможность использовать достижения научно-технического прогресса. Управление деятельностью фирм стало осуществляться на основе применения вычислительных машин, В связи с этим возросли требования, к получению информации относительно затрат на текущую производственную деятельность, в том числе на создание и хранение товарно-материальных запасов. Управление запасами и планирование производства стали играть более заметную роль в хозяйственной деятельности фирм.

В 70–80-е годы произошли еще более важные изменения в сфере производства, темпы экономического роста замедлились, и это привело к существенным переменам на рынке. Покупатель начал требовать максимально разнообразной продукции (или максимальной свободы выбора). Количество видов изделий, требуемого для насыщения рынка, становится все большим, соответственно жизненные циклы товаров – короче. Все это привело к расширению номенклатуры товаров и во многих случаях к повышению издержек производства. Поэтому среди прочих вопросов, которые встали перед руководством фирм, не последнее место занимает повышение эффективности распределения внутренних ресурсов, т.е. совершенствование управления товарно-материальными запасами.

1.1.2 Функции подразделений

В соответствии с основными задачами сырьевой отдел обеспечивает:

· Сбор, обработку и формирование информации о поставках сырья.

· Совместно с плановым отделом осуществляет разработку текущих и перспективных планов потребления сырья.

· Подготовка данных для установления режимов потребления.

· Оперативный учет использования сырья.

· Составление баланса получения сырья.

· Контроль за снабжением в пределах выделенных лимитов.

· Контроль за выполнением договорных условий поставки сырья.

· Контроль и оперативный учет суточных лимитов потребления сырья.

· Контроль за рациональным использованием сырья.

· Разработку и внедрение мероприятий по снижению потерь времени и экономии сырья.

· Определение потребности в сырье, необходимых для нормального функционирования предприятия.

· Оказание практической помощи структурным подразделениям в организации учета сырья.

· Контроль за эксплуатационной деятельностью подразделений в части технической обслуживания, ремонта, госпроверки приборов учета сырья.

· Взаимодействие с поставщиками.

· Разработка календарных планов работы отдела, должностных и технологических инструкций для работников отдела и служб режимов структурных подразделений.

· Подготовка справок, проектов, решений по вопросам поставок сырья.

· Введение отчетной документации в соответствии с установленными формами и сроками.

· Ведет договорную документацию по поставкам сырья, контроль за договорной компанией и осуществляет контроль за соблюдением договорных обязательств в части касающихся режимов поставок сырья.

· Ведет работу по сокращению дебиторской задолженности по результатам реализации материалов в соответствии с договорами и законодательством РФ.

· Осуществляет диспетчерскую связь с филиалами, поставщиками сырья, вышестоящими организациями и т.д.

На рисунке 1 изображена схема документооборота по приему сырья.

Рисунок 1 – Схема документооборота

1.1.3 Должностные обязанности

Основными обязанностями отдела являются:

· Обеспечение потребности предприятия в запасах сырья в пределах выделенных лимитов.

· Контроль за рациональным использованием сырья.

· Прогнозирование объемов заготовки сахарной свеклы.

· Сбор, систематизация и анализ информации о потребностях сельхозтоваропроизводителей, входящих в сырьевую зону сахарного завода, в оборотных средствах (минеральных удобрениях, СЗР, ГСМ, семенном материале, денежных средствах).

· Обеспечение заявок сельхозтоваропроизводителей для формирования планируемого урожая и, соответственно, объема заготовки в рамках программы инвестирования.

· Оценка состояния посевов и качества сырья, с целью определения общего уровня сельскохозяйственного производства в каждом из хозяйств и эффективностью использования ими оборотных средств, как собственных, так и выделяемых по инвестиционной программе, для планирования дальнейшего сотрудничества с этими хозяйствами.

· Обеспечение бесперебойной приемки сахарной свеклы в период заготовки от свеклосдатчиков.

· Обеспечение полного документооборота по движению сахарной свеклы, оформление соответствующих документов и формирование электронной базы данных.

· Хранение сахарной свеклы, обеспечивающее минимальные потери свекломассы и сахара.

· Подача сахарной свеклы в производство.

На рисунке 2 изображена структура подразделений.

Рисунок 1 – Структура подразделений

1.1.4 Нормативные акты, которыми руководствуются в работе

· ГОСТ 17421–82 Свекла сахарная для промышленной переработки. Требования при заготовках. Технические условия;

· ГОСТ 20578–85 Свекла сахарная. Термины и определения;

· Инструкция по химико-техническому контролю и учету сахарного производства;

· Инструкция по приемке, хранению и учету сахарной свеклы;

· Инструкция по ведению технологического процесса свеклосахарного производства;

· Методические указания по учету и контролю сахарной свеклы на сахарных заводах;

· ОСТ 18–395–82 Меласса свекловичная. Технические условия.

1.2 Экономическая сущность комплекса задачи

1.2.1 Цель информационной системы

Поставлена задача учёта поставок сырья, назначением которой является учет и контроль движения сырья (сахарной свеклы) на предприятии.

В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прием сырья предприятием. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:

– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;

– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов сырья;

– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.

В настоящее время значительно возросли требования рынка к параметрам изделий, и, прежде всего к их качеству. Произошло это вследствие преобладания предложения над спросом, наличии избыточных производственных мощностей и т.д. Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил свое производство, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:

а) снижения затрат, связанных с приемом и хранением сырья;

б) сокращения времени поставок сырья;

в) более четкого соблюдения сроков поставки;

г) увеличения гибкости производства, его приспособленности к условиям рынка;

д) повышения качества изделий;

е) увеличения производительности.

В последние годы произошло заметное усовершенствование методов производства, что позволило снизить производственные расходы. Дальнейшая экономия средств, как уже отмечалось выше, может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.

Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению логистики, многие предприятия последовательно связаны друг с другом.

Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий возможно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов сырья, а с другой устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.

1.2.2 Основные требования к информационной системе

На предприятии ОАО «Знаменский сахарный завод» приобретение сырья осуществляется путем закупки, или агрохозяйства поставляют сырье для переработки, после которой предприятие рассчитывается с ними производимой продукцией.

Технология проведения бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:

· Определение потребности в сырье

· Выбор поставщиков

· Обработка заказов

· Контроль выполнения условий договора

· Поступление сырья

· Контроль счетов

Определение потребности в сырье

Определение потребности в сырье включает следующие этапы:

– Определение потребности исходя из планирования.

– Подготовка заявки на поставку сырья.

– Оформление заявки на поставку сырья.

– Согласование заявки на поставку сырья.

Определение потребности в сырье исходя из планирования

На данном этапе происходит определение потребности в сырье, исходя из ППС (Планирования Потребности в сырье). Определяются базовые характеристики требуемого сырья, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на поставку сырья.

Подготовка заявки на поставку сырья

Заявка на поставку сырья представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в сырье. В определенной позиции указывается вид заявки на поставку сырья. Заявки бывают следующих видов:

– Обычная консигнация;

– Производство;

– Поставка третьему лицу;

– Перемещение запасов.

В заявке на поставку сырья функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого сырья, возможные от них отступления в виде идентификатора, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на поставку сырья

В заявке на поставку сырья должен быть точно указан идентификатор, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки. Заявки бывают следующих видов:

– Обычная консигнация;

– Производство;

– Поставка третьему лицу;

– Перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание.

Согласование заявки на поставку сырья

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки.

Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

– Подготовка списка возможных поставщиков.

– Отправка запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.

– Выбор поставщиков.

Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса на поставку сырья

Данная стадия состоит из следующих этапов:

– Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

– Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой.

– Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

– Традиционная почта;

– Средства факсимильной связи;

– Электронная почта;

– Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.

В соответствии с данной заявкой, Отделом Закупок подготавливается запрос на поставку, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки

Отправка запроса возможным поставщикам

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

– Традиционная почта;

– Факсимильная связь;

– Электронная почта;

– Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Данная стадия состоит из следующих этапов:

– Получение предложений от возможных поставщиков;

– Согласование полученных предложений;

– Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

– Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование полученных предложений от возможных поставщиков.

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации

Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.

Выбор наиболее подходящих поставщиков.

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании – возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

Обработка заказа.

На данной стадии выполняются следующие этапы:

– Оформление и отправка заказа;

– Выполнение обязательств по оплате заказа.

Оформление и отправка заказа.

На данном этапе производятся следующие операции:

– Подготовка заказа;

– Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

– Оформление или продление договора с поставщиком;

– Оформление заказа;

– Отправка заказа выбранному поставщику;

– Регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа.

При подготовке заказа на поставку сырья, в его позициях должны быть указаны:

– Идентификационный номер заказа;

– Дата отправления заказа.

– Идентификатор;

– Краткое описание;

– Выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на поставку сырья и выбранным предложением.

Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком.

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.

Оформление или продление договора.

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

– Идентификационный номер заказа;

– Дата отправления заказа.

– Идентификатор;

– Краткое описание;

– Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному поставщику.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

– Традиционная почта;

– Факсимильная связь;

– Электронная почта;

– Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки заказа поставщику.

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа.

На данной стадии выполняются следующие этапы:

– Получение инвойса в соответствии с заказом.

– Согласование полученного инвойса;

– Выполнение обязательств по оплате заказа.

– Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

– Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

– Идентификационный номер инвойса;

– Дата отправки инвойса;

– Идентификатор;

– Количество сырья;

– Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

Согласование полученного инвойса (счета фактуры).

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате.

На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате.

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Страницы: 1, 2, 3, 4